Cómo alfabetizar en Excel

Hola geek ! Aquí Lautaro con un nuevo post para ustedes !
Espero que les solucione su problema y nos vemos en la próxima

Cuando desee ordenar alfabéticamente en Excel, ya sea para ordenar una columna o una fila, el proceso suele ser sencillo. Sin embargo, cuando se trata de alfabetizar varias filas o columnas, o de tratar con letras y números, el proceso puede requerir algunos pasos adicionales.

En este artículo, aprenderá todo lo que necesita saber sobre cómo ordenar alfabéticamente sus datos en una hoja de cálculo de Excel.

Ordenar alfabéticamente en Excel con Ordenar

El método que usa para ordenar alfabéticamente en Excel depende de cuántas columnas o filas contienen los datos que desea organizar.

Ordenar una sola columna de datos alfabéticamente es lo más fácil. Si tiene varias columnas y desea asegurarse de que todos los datos estén alineados con la columna en orden alfabético, existen algunos pasos adicionales.

Por último, hay consideraciones especiales a tener en cuenta si desea ordenar varias columnas y si los datos tienen una fila de encabezado o no.

General

El método más simple para alfabetizar en Excel es si tiene una columna de datos. Por ejemplo, si tiene una columna con una lista de nombres.

1. Seleccione la columna de datos.

2. Seleccione el Casa menú y seleccione el Filtro de clasificación menú desplegable en el grupo Edición de la cinta.

3. Seleccione Ordenar de la A a la Z o Ordenar Z a A dependiendo de cómo le gustaría organizar los datos.

Ahora, cuando mire hacia atrás en la columna que resaltó, verá que los datos se ordenaron alfabéticamente utilizando el método que eligió.

¿Qué pasa si sus datos tienen números? Por ejemplo, digamos que tiene una segunda columna con las edades de cada persona.

Desea ordenar esa columna, por lo que sigue el mismo procedimiento anterior y selecciona la columna de datos.

Esta vez, cuando seleccione Ordenar y filtrar en la cinta, verá que las selecciones sobre cómo ordenar han cambiado.

Estas opciones ordenarán los números del menor al mayor, o al revés.

Clasificación multicolumna

Existe un problema al ordenar columnas individualmente en una tabla que contiene varias columnas de datos.

Si solo selecciona una columna y la ordena, las otras columnas permanecen en su lugar. Esto significa que su hoja de cálculo se confundiría y los datos dejarían de tener sentido. La respuesta a esto es ordenar todas las columnas a la vez.

Hagamos esto de nuevo con la hoja de cálculo de ejemplo de nombre y edad.

1. Esta vez, en lugar de seleccionar una sola columna, seleccione toda la tabla.

2. En el Casa menú, seleccione Filtro de clasificacióny, al igual que antes, seleccione su preferencia de clasificación.

Ahora, verá que no solo los nombres se ordenaron alfabéticamente en su hoja de cálculo de Excel, sino que las edades asociadas de la segunda columna se ordenaron junto con ellos. Esas edades se quedaron con el nombre correcto.

Esto no solo funciona con una hoja de cálculo de dos columnas en Excel, sino que funcionará independientemente del tamaño de la hoja de cálculo, siempre que seleccione todos los datos de la hoja antes de ordenarlos.

Si lo desea, también puede ordenar varias columnas en una y luego ordenar esa única columna en su lugar.

Orden personalizado

Notará que otra opción en el menú desplegable Ordenar y filtrar es Orden personalizado.

Para ver cómo funciona esto, tomemos como ejemplo una hoja de cálculo mucho más grande. La hoja de cálculo de este ejemplo es una lista de los puntajes del SAT de las escuelas secundarias del estado de Nueva York.

  1. Seleccione toda la tabla de datos en la hoja de cálculo, seleccione el Casa menú, seleccione Filtro de clasificacióny seleccione Orden personalizado.

2. Verá aparecer una nueva ventana emergente donde puede seleccionar cómo se ordena específicamente cada columna. Seleccione la columna por la que desea ordenar, seleccione cómo desea ordenarla y luego seleccione cómo desea ordenarla (A a Z, Z a A o Personalizado).

Notarás que hay algunos interesantes Ordenar por opciones. Estos son:

  • Valores de celda: Ordenar alfabéticamente, o en el caso de números, de menor a mayor o de mayor a menor
  • Color de celda: Organiza los datos agrupados por color de celda
  • Color de fuente: Organiza los datos agrupados por color de fuente
  • Icono de formato condicional: Organice los datos por el icono en la celda desde su lógica de formato condicional

Esto ordenará toda la tabla de datos por la primera columna que haya seleccionado. Pero también puede hacer una clasificación secundaria (una vez que se clasifica la primera columna seleccionada).

Solo seleccione Agregar nivel. De los nuevos campos que aparecen, seleccione los menús desplegables Columna, Ordenar por y Ordenar nuevamente como desee.

Seleccione Okay y verá que toda la tabla ahora está ordenada por varias columnas.

Primero se ordenará por la columna inicial que seleccionó, luego la segunda, la tercera, y así sucesivamente.

Nota: Es posible que haya notado que las opciones de clasificación de columnas del menú desplegable anterior incluían los nombres de los encabezados en lugar de letras. Esto se debe a que la casilla de verificación junto a Mis datos tienen encabezados en la ventana de clasificación está seleccionado. Si su hoja de cálculo tiene encabezados, asegúrese de seleccionar esto.

Alfabetizar en Excel con filtro

Mientras usa el menú desplegable Ordenar y filtrar en el menú Inicio, es posible que haya notado que también hay un Filtrar opción.

Si selecciona esto, notará que aparecen flechas desplegables en la parte superior de cada columna. Cuando seleccione una de las flechas en la parte superior de cualquiera de esas columnas, verá una larga lista de opciones.

Así es como funciona cada una de estas opciones:

  • Ordenar de la A a la Z o Ordenar Z a A: Ordene la hoja usando esta columna alfabéticamente en cualquier dirección.
  • Ordenar por color: Esto abrirá la misma ventana de clasificación de varias columnas que en la última sección anterior.

Las otras opciones de filtrado en la parte inferior no lo ayudarán a ordenar alfabéticamente en Excel, pero hay muchas opciones para filtrar los datos que no le interesan. Cuando seleccionas Filtros de texto, puede elegir mostrar solo los datos en la hoja que:

  • Igual un valor específico
  • No es igual un valor específico
  • Empieza con una palabra o un número
  • Termina con una palabra o un número
  • Contiene una palabra o un número
  • No contiene una palabra o un número
  • Filtro personalizado le permite combinar cualquiera de los filtros anteriores para usar varios filtros

Como puede ver, hay muchas formas de ordenar alfabéticamente (o ordenar números) en Excel. La opción que elija realmente depende de la cantidad de datos que desee ordenar, del tamaño de la tabla que desee ordenar y de si desea ordenar solo por una columna o fila, o por varias.

Obtenga más información sobre los diferentes consejos y trucos para Excel, y comparta cualquier otra técnica que conozca para ordenar sus filas y columnas en Excel.

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