Cómo construir una base de datos con Microsoft Access

Hola geeks ! Aquí Pablo con un nuevo post para ustedes !
Espero que les solucione su problema y nos vemos en el próximo tutorial

Si tiene una suscripción a Office 365, una de las aplicaciones a las que puede acceder es Access. Es una herramienta para crear varios tipos de bases de datos e informes en su computadora. Si está buscando un método sobre cómo crear una base de datos, MS Access es la mejor manera de hacerlo, ya sea que desee crear una base de datos simple o compleja.

Puede utilizar la herramienta para crear una base de datos, crear formularios para entradas de datos, filtrar sus datos mediante consultas personalizadas y generar informes a partir de sus datos. Hay asistentes paso a paso para ayudarlo a crear estos elementos para que no sean demasiado difíciles de usar.

Cómo construir una base de datos en blanco con MS Access

Lo primero que debe hacer es crear una base de datos. Para hacer esto, inicie una nueva base de datos en Access. Sus tablas de datos, formularios, consultas e informes se guardarán en él. Para hacerlo, puede utilizar una de las muchas plantillas que proporciona Access o crear una desde cero.

Aquí crearemos una base de datos que almacena información de los estudiantes y usaremos una plantilla de base de datos en blanco.

  1. Lanzar el Acceso aplicación en su computadora.
  2. Haga clic en Nuevo en la barra lateral izquierda para crear una nueva base de datos.
  3. Selecciona el Base de datos en blanco en el panel del lado derecho para crear una nueva base de datos en blanco.
  1. Haga clic en el icono de la pequeña carpeta y elija una ruta para guardar su base de datos. Luego, haga clic en el botón que dice Crear.
  1. Así es como se crea una base de datos con Access. Su base de datos debe estar disponible en la ruta especificada.

Cree una tabla en su base de datos

La base de cualquier base de datos son tablas. Son estas tablas donde sus datos se guardan en varias columnas, y esto es lo que puede ejecutar consultas y generar informes.

Cuando crea una nueva base de datos en Access, abre la pantalla de creación de nueva tabla en la vista de hoja de datos. Esta vista no es la más fácil de trabajar, por lo que debe cambiarla a la vista de diseño y luego crear las columnas de la tabla.

  1. Haga clic con el botón derecho en la tabla recién creada y seleccione Vista de diseño.
  1. Le pedirá que primero guarde su tabla. Ingrese un nombre para la tabla y haga clic en Okay.
  1. La siguiente pantalla le permite agregar columnas y sus tipos de datos a la tabla. Mantenga la primera columna como está porque genera una identificación única para cada uno de sus artículos.
  2. Mientras construimos una base de datos de estudiantes, coloque el cursor en el segundo campo y escriba Nombre del estudiante. Escoger Texto corto desde el Tipo de datos campo.
  1. Entrar Años como el siguiente nombre de campo y elija Número desde el Tipo de datos Menú desplegable.
  1. Agrega la última columna con el nombre País y Texto corto como tipo de datos.
  1. prensa Ctrl + S para salvar la mesa.

Cree un formulario para la entrada de datos en su base de datos

Si bien puede abrir la tabla en la vista de hoja de datos y agregarle los datos necesarios, un formulario le proporcionará una manera más fácil de ingresar sus datos. Tampoco tendrá que entrometerse con ningún otro dato de la tabla, ya que un formulario solo le permite editar una entrada a la vez.

Puede utilizar el asistente de formulario de Access para crear un formulario para la entrada de datos con sus campos elegidos.

  1. Mientras Access todavía está abierto con su base de datos, haga clic en el Crear pestaña en la parte superior y elija la opción que dice Asistente de formulario.
  1. Le pedirá que seleccione los campos que desea usar en su formulario. Seleccione todo lo que necesitará para ingresar un valor y haga clic en el ícono de flecha hacia la derecha para agregarlos a la lista. Luego haga clic en próximo en el fondo.
  1. La siguiente pantalla ofrece cuatro diseños de formularios para elegir. Haga clic en cualquier diseño y aparecerá una vista previa en el lado izquierdo. Una vez que haya hecho una selección, haga clic en próximo en el fondo.
  1. Ingrese un nombre para su formulario y presione Terminar.
  1. El formulario debería abrirse permitiéndole agregar datos a su tabla.

Cree una consulta para filtrar datos en su base de datos

Una consulta le permite filtrar los datos guardados en sus tablas utilizando varios criterios personalizados. Por ejemplo, si está buscando recuperar los datos de los estudiantes que tienen 20 años o más y viven en los EE. UU., Puede crear una consulta y generar una tabla que solo incluya los estudiantes que coincidan con sus criterios.

  1. Haga clic en el Crear pestaña en la parte superior y seleccione Asistente para consultas.
  1. Elija la primera opción que dice Asistente de consulta simple y golpea Okay.
  1. Seleccione la tabla y los campos que desea incluir en la consulta y haga clic en próximo.
  1. Elegir la Detalle opción en la siguiente pantalla y haga clic en próximo en el fondo.
  1. Ingrese un nombre para su consulta y presione Terminar en el fondo.
  1. Haga clic derecho en su consulta recién creada y elija Vista de diseño. Utilizará esta vista para ingresar los criterios de su consulta.
  1. La siguiente pantalla le permite especificar los filtros para su consulta. Creemos una regla que solo muestre a los estudiantes que tienen 20 años o más y son de EE. UU.

    Tipo > = 20 en el Criterios caja para el Años campo.

    Entrar NOS en el Criterios fila para el País campo.

  1. prensa Ctrl + S para guardar los cambios.
  2. Haga doble clic en su consulta en la barra lateral izquierda y verá la versión filtrada de sus datos.

Cómo crear un informe de base de datos en Access

Los informes se utilizan generalmente para sacar datos de Access y verlos como archivos independientes. Access le permite generar informes para las tablas y campos elegidos y utiliza el mismo estilo de asistente que los formularios y consultas para realizar informes.

  1. Haga clic en el Crear pestaña en la parte superior y seleccione Asistente de informes.
  1. Agregue los campos que le gustaría tener en su informe y haga clic en próximo.
  1. Si desea especificar órdenes de agrupación, puede hacerlo en esta pantalla. Entonces golpea próximo.
  1. Si desea ordenar sus registros por un campo, puede hacerlo en esta pantalla. Luego haga clic en próximo.
  1. Seleccione un diseño de informe y presione próximo.
  1. Ingrese un nombre para el informe y haga clic en Terminar.
  1. Haga clic con el botón derecho en el informe y elija Vista previa de impresión.
  1. Haga clic en PDF o XPS en la parte superior para guardarlo en cualquiera de estos formatos.

Su base de datos completa con tablas, formularios, consultas e informes está lista.

Cómo construye tus bases de datos? Si usa Access, ¿usa las funciones mencionadas anteriormente? Háganos saber en los comentarios a continuación.

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