Cómo crear una combinación de correspondencia en Microsoft Word

Hola geeks ! Aquí Gabriel con un nuevo post para ustedes !
Espero que les sea de su agrado y nos vemos en la próxima

Combinar correspondencia en Microsoft Word le permite enviar cartas y correos electrónicos personalizados sin tener que personalizar cada letra. Puede preparar su documento de la forma que desee y agregar marcadores de posición para los diversos campos de datos que desea llenar dinámicamente desde una fuente de datos.

Por ejemplo, puede preparar una sola carta para todos sus amigos preguntando cómo están, pero con la capacidad de cambiar los nombres y las ciudades de forma dinámica en la carta. De esta manera, su carta genérica a John mencionará su nombre y su ciudad, y la misma carta a Mike tendrá el nombre de Mike y su ciudad en su carta.

Cree su lista de destinatarios en una hoja de cálculo de Excel

Deberá recopilar una lista de destinatarios y sus datos en una única fuente de datos. Una manera fácil de hacer esto es crear una hoja de cálculo de Microsoft Excel y agregarle todos los datos de sus destinatarios. Entonces puedes recuperar estos datos de Excel en la carta de combinación de correspondencia en Microsoft Word.

  1. Utilizar el Menu de inicio buscar para buscar y abrir Microsoft Excel.
  1. Haga clic en el Casa pestaña en la barra lateral izquierda y elija Libro en blanco desde el panel lateral derecho. Esto creará una hoja de trabajo en blanco para usted.
  1. Empiece a introducir datos para los destinatarios de la combinación de correspondencia. Asegúrese de utilizar la primera fila para los encabezados de sus datos. Si va a ingresar el nombre de alguien, use Nombre como el encabezado en la primera fila, y así sucesivamente.
  1. En el siguiente ejemplo, creamos una tabla con algunos datos para cuatro personas. Crearemos una carta de combinación de correspondencia personalizada para cada una de estas personas en Microsoft Word.
  1. Haga clic en el Expediente menú en la parte superior, elija Salvar en la barra lateral izquierda y haga clic en el Vistazo botón.
  1. Navegue a su escritorio, ingrese un nombre para su hoja de cálculo de Excel y haga clic en el Salvar para guardar la hoja de cálculo en su escritorio. Esto facilitará la búsqueda de la hoja de cálculo cuando la use en Microsoft Word.
  1. Puedes cerrar Microsoft Excel en tu ordenador.

Prepare su documento en Microsoft Word

Deberá escribir una carta genérica que desee enviar a cada uno de sus destinatarios. Esta carta debe contener la información que sea común a todos los destinatarios. Algunos ejemplos incluyen escribir la línea de saludo, preguntar cómo les va, compartir sus pensamientos, etc.

Mantenga los campos en blanco donde desea que aparezca la información de sus destinatarios. Lo agregará más tarde cuando inicie la combinación de correspondencia en Microsoft Word.

  1. Lanzamiento Microsoft Word desde el Menu de inicio en tu ordenador.
  1. Hacer clic Casa en la barra lateral izquierda y elija Documento en blanco desde el panel lateral derecho. También puede utilizar una plantilla si lo desea.
  1. Se abrirá un documento en blanco. Escriba la carta que desea enviar a sus destinatarios.
  1. Puede utilizar cualquier color, formato, estilo de fuente y otros elementos que desee. Hemos creado la siguiente carta sencilla para enviar a nuestros destinatarios. La carta tendrá el nombre de la persona en la parte superior y su ciudad en la parte inferior.
  1. Mantenga el documento abierto mientras realiza la combinación de correspondencia en la sección siguiente.

Crear una combinación de correspondencia en Microsoft Word

Microsoft Word le permite crear una combinación de correspondencia mediante el asistente paso a paso. Esto hace que sea extremadamente fácil para usted elegir la carta que desea usar, agregar los destinatarios que necesita y cambiar dinámicamente el contenido de la carta.

  1. Mientras su carta todavía está abierta en Word, haga clic en el Correos pestaña en la parte superior, seleccione el Iniciar combinación de correspondencia opción y elige Asistente para combinar correspondencia paso a paso.
  1. Aparecerá un nuevo panel en el lado derecho de su pantalla. Debajo de la primera sección que dice Seleccionar tipo de documento, escoger Letras. Tu puedes elegir Mensajes de correo electrónico si desea enviar su carta por correo electrónico.

    Luego haga clic en Siguiente: Documento inicial en la parte inferior para continuar.

  1. En la siguiente pantalla, Word le preguntará qué documento desea utilizar para la combinación de correspondencia. Haga clic en el Usar el documento actual opción para usar su letra actual para la tarea.

    Si su carta está en otro archivo de Word, haga clic en el Comenzar desde un documento existente para abrir ese archivo.

    Luego haga clic en Siguiente: seleccionar destinatarios en el fondo.

  1. Bajo la Seleccionar destinatarios sección, seleccione Usar una lista existente. Esto se debe a que ya ha creado una hoja de cálculo de Excel que contiene los datos de sus destinatarios.

    Puede seleccionar el Escriba una nueva lista opción si aún no ha recopilado los datos de sus destinatarios.

    Luego haga clic en Vistazo para importar su hoja de cálculo de Excel.

  1. Navegue a su escritorio y haga doble clic en la hoja de cálculo de Excel que creó anteriormente. Esto abrirá la hoja de cálculo en Microsoft Word.
  2. Word le preguntará qué hoja le gustaría usar de su hoja de cálculo. Seleccione la hoja que contiene sus datos, marque la casilla La primera fila de datos contiene encabezados de columna opción y haga clic en Okay.
  1. Word le permite seleccionar los destinatarios que desea usar para la combinación de correspondencia si no desea usar a todos los que están en la lista. Marque las casillas de las personas que desea incluir en sus cartas.

    Puede usar las opciones de refinar debajo de la lista para ordenar y filtrar sus destinatarios. Clasificación le permite ordenar sus registros en orden ascendente y descendente. Filtración le permite comparar los campos y filtrar los que no necesita.

    Finalmente, haga clic en Okay en el fondo.

  1. Hacer clic Siguiente: Escribe tu carta en el fondo.
  2. La siguiente pantalla le permite usar sus campos de datos en su carta. Para usar esto, coloque el cursor donde desea agregar un campo de datos en la letra y haga clic en Mas cosas en el panel lateral derecho.
  1. Elija el campo de datos que desea agregar y haga clic en Insertar en el fondo.
  1. Querrá agregar todos sus campos de datos a la carta para que sus cartas tengan toda la información requerida en ellos. Luego haga clic en Siguiente: Vista previa de sus letras.
  1. Puede obtener una vista previa de las letras que se generarán como resultado de su combinación de correspondencia. Haga clic en los iconos de las flechas izquierda y derecha para ver las letras de cada uno de sus destinatarios.

    Luego haga clic en Siguiente: Completa la fusión.

  1. Ahora puede hacer clic Impresión para imprimir estas cartas personalizadas o seleccionar Editar letras individuales para editar estas letras.

La combinación de correspondencia es un gran ahorro de tiempo característica en Microsoft Word.

¿Sabía que puede combinar varios documentos en Word? Eso ayudará si ya ha escrito sus cartas personalizadas y desea combinarlas en un solo archivo.

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