Cómo el chat de Google Docs lo ayuda a colaborar en documentos

Hola geek ! Aquí Lautaro con un nuevo artículo para ustedes !
Espero que les sea de su agrado y nos vemos en la próxima

El chat de Google Docs es una herramienta muy eficaz para colaborar en documentos con equipos. Brinda la capacidad a los editores de marcar y comentar las ediciones, permite a los equipos discutir

redacción adecuada de los documentos, y permite a los empleados el llenado de formularios hacer preguntas que sus gerentes puedan responder.

Todos estos excelentes usos para el chat de Google Docs solo funcionan bien si las personas que usan el documento entienden cómo funciona el sistema de comentarios.

En este artículo, aprenderá todas las funciones de comentarios y colaboración que están disponibles dentro de Google Docs.

Cómo funcionan los comentarios de Google Docs

Dentro de Google Docs, no está colaborando ciegamente en documentos. De hecho, puede ver a varios usuarios acceder al documento en tiempo real.

La forma en que esto funciona es que cada vez que otras personas acceden al documento, verá aparecer el icono de su cuenta de Google en la parte superior de la ventana de Google Docs.

A medida que esos otros usuarios colocan el cursor del mouse dentro del documento, verá que el nombre de su cuenta de Google aparece momentáneamente sobre el cursor.

Esto es útil para ver en qué áreas de un documento están trabajando otros miembros de su equipo. Esto puede ayudar a evitar realizar ediciones conflictivas en el mismo documento.

Si ve a alguien editando una sección de un documento incorrectamente, o realizando cambios con los que no está de acuerdo, puede agregar un comentario directamente a esa persona.

A la derecha de los iconos de usuario en la parte superior del documento, verá un icono de una persona hablando dentro de un círculo blanco. Cuando selecciona esto, abre un área de comentarios generales.

Simplemente escriba su comentario y presione Entrar. Todos los que estén viendo el documento en ese momento podrán ver todos los comentarios en el área general de comentarios.

Sabes cuando alguien ha actualizado un nuevo comentario en el área de comentarios por el punto rojo que aparece en la parte superior de este icono.

A medida que cada persona responde, el nuevo comentario aparece debajo del anterior en el hilo de comentarios.

O presione el X a la derecha de los nombres en el cuadro de comentarios, o seleccione el icono de comentarios para que la ventana de comentarios desaparezca nuevamente.

Creación de un nuevo chat de Google Docs

Para crear un nuevo chat de Google Docs, simplemente resalte cualquier texto en un documento de Google Docs. Cuando haga esto, verá aparecer un pequeño icono de comentario a la derecha de ese texto resaltado.

Cuando pase el mouse sobre ese ícono, verá el texto «Agregar un comentario».

Cuando seleccione este icono, se abrirá una ventana de comentarios donde podrá compartir sus pensamientos sobre el texto del documento que ha resaltado.

Cuando haya terminado de escribir su comentario, simplemente seleccione el botón Comentar y verá que el cuadro de comentarios cambia a un comentario permanente.

Hay algunas opciones que acompañan a comentarios como este.

Gestión de comentarios

Cuando selecciona los tres puntos a la derecha de un comentario, verá tres opciones.

  • Editar: Actualice su comentario o agregue una respuesta si lo prefiere.
  • Eliminar: Elimina el comentario y su resaltado del documento.
  • Enlace a este comentario: Obtenga un enlace URL que pueda compartir con las personas si desea que vean este comentario específico.

Los enlaces de comentarios son muy efectivos para ayudar a las personas a encontrar el comentario exacto, especialmente dentro de documentos que contienen una gran cantidad de comentarios.

Puede pegar el enlace en un chat de mensajería instantánea, un SMS móvil o un correo electrónico.

Cuando el destinatario seleccione el enlace, lo llevará directamente al documento donde se insertó el comentario. Pueden responder al comentario o seleccionar Resolver.

La resolución de un comentario hace que desaparezca del hilo de comentarios. Parece que el comentario se ha eliminado, pero en realidad solo está oculto en el margen derecho.

Si desea ver todos los comentarios que se han publicado en el documento, simplemente seleccione el icono de comentario negro en la parte superior derecha del documento.

Esto le muestra todos los comentarios que se publicaron en el documento junto con toda la siguiente información sobre el comentario.

  • Fecha y hora en que se publicó el comentario.
  • Todas las respuestas al comentario
  • Cualquier texto de documento que se seleccionó cuando se hizo el comentario
  • Un enlace para reabrir los comentarios resueltos
  • Un enlace para responder a los comentarios.

Seleccione Comentario para agregar nuevos comentarios al hilo de comentarios. Seleccione Notificaciones para cambiar la configuración del correo electrónico para que solo reciba notificaciones cuando alguien responda a sus comentarios o no reciba ninguna notificación.

Edición y resolución de ediciones

El chat de Google Docs es especialmente útil para realizar sugerencias de edición en un documento sin hacerlas realmente.

De forma predeterminada, Google Docs le permite realizar modificaciones en un documento y las modificaciones se aplican de inmediato. Para cambiar el modo de edición a cambios sugeridos solamente, seleccione la flecha desplegable a la derecha del Edición palabra en la parte superior derecha del documento.

Seleccione Sugerencia de la lista desplegable.

A medida que realiza ediciones en el documento, el texto del documento se tacha y el texto de reemplazo se muestra junto a él. Cada edición abre un nuevo comentario a la derecha con una descripción de la edición que se realizó.

El propósito de esta función es que un editor final o el autor original puedan revisar las ediciones y aceptar los cambios individualmente seleccionando la marca de verificación para ese comentario de edición.

Sin embargo, si no desea resolver los comentarios individualmente, existe un truco útil para resolverlos todos a la vez.

Para hacer esto, seleccione el Herramientas menú y seleccione Revisar las ediciones sugeridas.

Esto abrirá una pequeña ventana en la parte superior derecha del documento. Puede seleccionar la flecha hacia arriba o hacia abajo para desplazarse por cada uno de los comentarios de edición en el documento. Puedes elegir Aceptar o Rechazar las ediciones individuales.

Si solo desea aceptarlos o rechazarlos todos, seleccione la flecha desplegable en el lado derecho del botón Aceptar o Rechazar.

Puedes elegir Aceptar todo para aprobar todas las ediciones. Esto actualizará todo el documento utilizando las ediciones sugeridas y resolverá todos los comentarios asociados.

Aprender más acerca de resolver comentarios en Google Docs.

Comentar ayuda con la colaboración

El uso de un procesador de texto basado en la nube como Google Docs hace colaborando en documentos muy fácil.

El sistema de comentarios está configurado de manera que la discusión de los cambios de documentos entre un equipo sea conveniente y fácil. Una vez que todos se acostumbren a cómo funciona el sistema de chat de Google Docs, descubrirá que su equipo es mucho más eficiente cuando trabaja en documentos juntos.

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