Cómo utilizar Flash Fill en Excel

Hola internatura ! Aquí Gabriel con un nuevo tutorial para ustedes !
Espero que les sirva y nos vemos en la próxima

Intentar completar celdas en Excel que incorporan texto o datos de muchas otras celdas en una hoja puede ser un proceso que consume mucho tiempo. Esto es especialmente cierto si hay cientos o miles de filas en la hoja de cálculo.

Una vez que sepa cómo usar Flash Fill en Excel correctamente, puede dejar que Excel haga todo el trabajo pesado. Solo proporciona un par de entradas de celda manuales para ayudar a Excel a comprender exactamente lo que está tratando de hacer. Luego, Excel hace el resto del trabajo para el resto de la hoja de cálculo.

Si esto le parece un consejo para ahorrar tiempo que le gustaría probar, echemos un vistazo a cómo puede utilizar esta función para mejorar su propia productividad.

Nota: La función Relleno rápido en Excel solo está disponible en Excel 2013 y versiones posteriores.

Cómo utilizar Flash Fill en Excel

La aplicación más sencilla de Flash Fill en Excel es combinar dos palabras. En el siguiente ejemplo, le mostraremos cómo usar Flash Fill para combinar rápidamente un nombre y un apellido en una tercera celda para el nombre completo.

En este ejemplo, la columna C contiene el nombre, la columna D contiene el apellido y la columna E es la columna del nombre completo.

  1. Primero, escriba el nombre completo en la primera celda de la forma en que le gustaría que se vea (combinando el contenido de la celda Nombre y la celda Apellido.
  1. Después de esto, comience a escribir lo mismo en la siguiente celda (el nombre y el apellido de las celdas de la izquierda). Notará que la función Relleno Flash de Excel detectará automáticamente el patrón del contenido de la celda de arriba que escribió manualmente.

    Usando este «aprendizaje», Excel proporcionará una vista previa de lo que cree que desea escribir. Incluso le mostrará cómo el resto de las celdas se completarán para el resto de la columna.

  1. Solo presione Entrar para aceptar esta vista previa. Verá que la función de Relleno Flash de Excel realiza su magia al completar el resto de las celdas de esta columna por usted.

Como puede ver, la función Relleno rápido puede ahorrar una gran cantidad de tiempo si compara la escritura manual de una celda e Intro con tener que escribir manualmente los nombres de todas las celdas en la nueva columna.

Si ha notado que la función Flash Fill no funciona, debe activar la función Flash Fill en Excel. Puede ver cómo hacerlo en la última sección de este artículo.

Opciones de relleno flash de Excel

Cuando realice los pasos de Relleno rápido anteriores, notará que aparecerá un pequeño ícono junto a las celdas completadas. Si selecciona la flecha desplegable a la derecha de este icono, verá algunas opciones adicionales que puede usar con la función Relleno rápido.

Con las opciones de Relleno rápido en este cuadro desplegable, puede:

  • Deshacer el relleno flash: Deshaga la acción que llenó toda la columna después de presionar Enter
  • Aceptar sugerencias: Esto le indicará a la función Relleno rápido de Excel para esta columna que está de acuerdo con los cambios en la columna y que le gustaría conservarlos.
  • Seleccione xx celdas en blanco: Le permite identificar las celdas que no se completaron y están en blanco para que pueda corregirlas si es necesario
  • Seleccione xx celdas cambiadas: Le permite seleccionar todas las celdas que cambiaron automáticamente después de que la función Relleno flash actualizó esas celdas

Una vez que seleccione Aceptar sugerencias, verá que los números de «seleccionar» para las «celdas modificadas» se reducirán a cero. Esto se debe a que una vez que acepta los cambios, el contenido de la celda ya no se considera «cambiado» por la función Relleno rápido.

Cómo habilitar Flash Fill en Excel

Si ha notado que Excel no proporciona una vista previa de Flash Fill cuando comienza a escribir la segunda celda, es posible que deba habilitar la función.

Para hacer esto:

Seleccione Expediente > Opciones > Avanzado. Desplácese hacia abajo hasta Opciones de edición sección y asegúrese de que ambos Habilitar Autocompletar para valores de celda y Relleno flash automático están seleccionados.

Seleccione Okay para terminar. Ahora, la próxima vez que empiece a escribir en la segunda celda después de completar la primera, Excel debería detectar el patrón y brindarle una vista previa de cómo cree que desea completar el resto de las celdas de la columna.

También puede activar la función Relleno flash para la celda que ha resaltado seleccionando el icono Relleno flash en el Datos menú bajo el Herramientas de datos grupo en la cinta.

También puede usarlo presionando Ctrl + E en el teclado.

Cuándo usar Flash Fill en Excel

La concatenación de nombres completos de dos columnas es un ejemplo simple de cómo puede usar Flash Fill en Excel, pero hay muchos usos más avanzados para esta poderosa función.

  • Extraiga una subcadena de una cadena grande (como un código postal de una dirección completa) en otra columna
  • Sacar números de cadenas alfanuméricas
  • Eliminar espacios antes o después de las cadenas
  • Inserte subcadenas (como una coma o un guión) en las cadenas existentes
  • Reformatear fechas
  • Reemplazar parte de una cadena con texto nuevo

Tenga en cuenta que, por muy útil que sea la función Relleno flash, no se actualizará automáticamente cuando cambie las celdas originales.

Por ejemplo, en el ejemplo de nombre y apellido de la primera sección de este artículo, podría lograr el mismo resultado utilizando la función Concatenar y luego llenando el resto de la columna con esa función.

= CONCATENAR (C2, ”“, D2)

Cuando haga esto, si alguna de las dos primeras celdas cambia, el Nombre completo se actualizará. Un inconveniente de esto es que si elimina cualquiera de las dos primeras columnas, la columna Nombre completo se borrará o mostrará un error.

Esta es la razón por la que la función Relleno rápido en Excel se usa mejor cuando desea convertir total y permanentemente las columnas originales en una cadena o número con formato nuevo.

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